외주 개발사나 디자인 대행사와 일을 시작하면 거의 항상 같은 요청이 옵니다. "작업 현황판 같이 보게 해 주세요." 그래서 노션 페이지를 열어 주고, 지라 프로젝트에 계정을 만들어 주고, 먼데이닷컴 보드를 공유하게 됩니다.
문제는 그 다음 달 청구서입니다. 협업 툴은 대부분 사람 수대로 돈을 받는 구조라, 외부 인원 다섯 명을 멤버로 넣으면 좌석 다섯 개가 그대로 늘어난 것처럼 보입니다. 정말 그렇게 붙는지, 아니면 공짜로 넣을 자리가 따로 있는지를 서비스별로 확인했습니다.
결론부터 말씀드리면 사람 수만큼 늘지는 않습니다
노션, 지라, 먼데이닷컴은 모두 외부 인원을 위한 별도의 자리를 두고 있습니다. 이름은 게스트 또는 뷰어이고, 공통점은 들어갈 수 있는 범위가 좁은 대신 좌석 요금을 받지 않는다는 점입니다.
그래서 비용이 늘어나는 원인은 외주사를 초대한 행위 자체가 아닙니다. 게스트로 넣어야 할 사람을 정회원으로 넣었거나, 게스트 권한으로는 일이 안 돌아가서 결국 유료 좌석으로 올린 경우입니다. 그 경계선이 어디인지를 아래에서 숫자로 정리합니다.
요금은 초대한 사람 수가 아니라, 그 사람에게 준 권한의 등급에서 발생합니다.
지라는 유료 좌석 한 개당 게스트 다섯 명까지 공짜입니다
아틀라시안 공식 문서의 표현은 분명합니다. 게스트는 무료이며, 유료 사용자 1명당 게스트 5명까지라고 적혀 있습니다. 사내 유료 좌석이 10개라면 게스트 50명까지는 추가 요금이 붙지 않습니다.
단, 게스트 기능은 Standard, Premium, Enterprise 플랜에서만 제공됩니다. 무료 플랜에는 게스트 초대 자체가 없습니다. 또 유료 사용자와 게스트를 합한 인원이 사이트의 전체 사용자 한도를 넘을 수는 없습니다.
지라 게스트는 사이트당 스페이스 한 개에만 들어갑니다
게스트는 초대받은 하나의 지라 비즈니스·소프트웨어 스페이스만 열 수 있습니다. 그 안에서는 작업 항목을 만들고 수정하고 상태를 바꾸는 일, 담당자로 지정받는 일, 댓글과 첨부파일 등록이 모두 됩니다. 실무를 돌리기에 부족한 범위는 아닙니다.
반면 스페이스 설정 변경, 워크플로 관리, 스프린트 관리, 다른 스페이스 접근은 막혀 있습니다. 게스트에게는 전역 권한이 하나도 주어지지 않습니다. 메일 도메인 조건도 있습니다. 게스트의 메일 도메인은 우리 조직 도메인과 달라야 하므로, 외주사 직원에게 사내 메일을 발급해 주면 그 사람은 게스트가 될 수 없습니다.
노션 게스트는 무료지만 초대받은 페이지만 봅니다
노션 가격표의 문장은 이렇습니다. 게스트는 무료이며, 다만 초대받은 개별 페이지에만 접근할 수 있다고 안내합니다. 워크스페이스 전체 접근이 아니라 페이지 단위 초대라는 점이 핵심입니다.
플랜별 게스트 숫자는 조금 까다롭습니다. 노션 도움말은 게스트 한도가 플랜마다 다르니 가격표에서 확인하라고만 안내하고, 가격표에는 외부 게스트 한도 항목에 10이라는 값이 표기됩니다. 플랜별 숫자 전체가 문장으로 정리된 공식 문서는 찾지 못했으니, 계약 전에 가격표를 직접 열어 확인하세요.
노션에서 유료 좌석으로 바뀌는 조건은 두 가지입니다
첫째는 게스트를 멤버로 올리는 경우입니다. 설정의 게스트 목록에서 멤버로 전환을 누르면 워크스페이스 전체를 볼 수 있게 되고, 유료 플랜에서는 추가된 멤버마다 요금이 붙습니다.
둘째가 더 자주 사고를 냅니다. 우리 조직 도메인 메일을 쓰는 사람은 게스트 한도와 무관하게 처음부터 유료 멤버로 추가됩니다. 외주사 PM에게 사내 계정을 하나 만들어 주는 순간, 게스트 정책은 적용되지 않습니다.
먼데이닷컴은 보기 전용과 게스트를 따로 팝니다
먼데이닷컴 가격표는 Basic 플랜에 무료 뷰어 무제한을 적어 두었습니다. 뷰어는 계정 데이터를 읽기만 하고 편집 권한이 없는 자리입니다. 현황판만 보여 주면 되는 상대라면 여기서 끝납니다.
초대받은 보드만 열리는 게스트 액세스는 Standard 플랜부터 제공됩니다. 외주사만 들어오는 보드를 따로 두고 나머지 계정 내용은 숨기려면 Basic이 아니라 Standard 이상이어야 합니다. 무료 플랜은 좌석 2개까지입니다.
좌석을 정리하지 않으면 매달 이만큼이 남습니다
공식 가격표 기준으로 계산해 보겠습니다. 노션은 좌석당 월 14,000원(Plus), 30,000원(Business)으로 표시됩니다. 외주 인원 5명을 Business 멤버로 넣어 두고 프로젝트가 끝난 뒤 지우지 않으면 월 150,000원, 1년이면 1,800,000원이 그냥 빠져나갑니다.
먼데이닷컴은 연간 결제 기준으로 Basic 좌석 9달러, Standard 12달러, Pro 19달러입니다(세금 별도). Standard에서 5좌석이 남으면 월 60달러, 1년이면 720달러입니다. 가격표의 계산 예시도 12달러 곱하기 10좌석은 120달러처럼 좌석 수를 그대로 곱하는 구조입니다.
지라는 성격이 다릅니다. 게스트로 넣었다면 정리를 미뤄도 추가 비용은 0원입니다. 하지만 작업 중에 권한이 모자라 라이선스 사용자로 올려 두었다면, 공식 문서 표현대로 지라 과금에 포함된 상태로 계속 남습니다.
프로젝트가 끝나면 이 순서로 확인하세요
- 유료 멤버 목록을 열어 외부 도메인 계정이 몇 개인지 셉니다
- 작업 중 임시로 라이선스를 올려 준 계정이 남아 있는지 봅니다
- 게스트로 되돌릴 수 있는지 확인합니다
- 외주사에 발급한 사내 도메인 메일 계정을 함께 비활성화합니다
- 다음 갱신일 전에 좌석 수가 실제로 줄었는지 결제 화면에서 다시 봅니다
세 번째 항목은 특히 조심하세요. 아틀라시안 문서는 현재 또는 과거의 유료 사용자를 게스트로 전환할 수 없다고 못 박아 두었습니다. 한 번 유료로 올리면 등급을 내리는 대신 계정을 비우고 다시 초대하는 절차를 밟아야 합니다.
이럴 때는 게스트로 버티지 마세요
외주사가 우리 회사의 여러 프로젝트를 동시에 맡고 있으면 지라 게스트로는 안 됩니다. 사이트당 스페이스 한 개 제한 때문에 두 번째 프로젝트를 열어 줄 방법이 없습니다.
대행사가 보드 구조나 워크플로를 직접 설계해 주는 계약도 게스트 권한으로는 불가능합니다. 설정 변경 권한이 아예 없기 때문입니다. 이럴 때는 유료 좌석을 정직하게 쓰고, 대신 계약 종료일과 좌석 정리 일정을 같은 날로 잡아 두시는 편이 낫습니다.
확인되지 않은 숫자는 그대로 밝힙니다
이번 조사에서 공식 페이지로 확인하지 못한 항목이 세 가지 있습니다. 노션의 플랜별 게스트 한도 숫자 전체, 먼데이닷컴의 플랜별 무료 게스트 인원, 그리고 지라의 좌석 단가입니다. 지라 가격 페이지와 먼데이닷컴 지원 문서는 이번에 본문을 읽을 수 없었습니다.
그래서 계약 직전에는 공식 페이지를 직접 열어 보시는 편이 안전합니다. 노션 가격표, 지라 게스트 초대 문서, 먼데이닷컴 가격표가 1차 출처입니다. 비슷한 도구 선택 문제는 서비스 비교에서 더 다루고 있고, 외주 협업 구조까지 같이 손봐야 한다면 Codeforest에 문의하셔도 됩니다.
결론: 사람 수가 아니라 권한 등급을 세세요
외부 협력사를 넣는다고 요금이 인원수만큼 늘어나지는 않습니다. 지라는 유료 좌석 1개당 게스트 5명이 무료이고, 노션 게스트는 페이지 단위로 무료이며, 먼데이닷컴은 Basic에서 뷰어가 무제한 무료입니다. 비용은 그 사람을 정회원으로 올리는 순간부터 붙습니다.
그래서 실제로 돈이 새는 지점은 초대가 아니라 종료입니다. 노션 Business에 외주 5명이 남으면 월 150,000원, 먼데이닷컴 Standard에 5좌석이 남으면 월 60달러가 매달 반복됩니다. 계약 종료일을 정할 때 좌석 정리 담당자와 날짜까지 함께 적어 두세요.