회사 메일 3종 비교: 퇴사자 계정 인수인계 비용까지 계산하면

회사 메일을 어디에 둘지 정할 때 보통 두 줄만 봅니다. 1인당 월 요금과 1인당 저장용량입니다. 그 두 줄만 놓고 보면 구글 워크스페이스, 마이크로소프트 365, 네이버웍스의 차이는 생각보다 크지 않습니다.

문제는 직원이 나간 다음에 생깁니다. 그 사람의 메일과 파일을 누가 어떻게 넘겨받는지, 넘겨받은 데이터를 어디에 얼마를 내고 쌓아두는지는 요금표에 적혀 있지 않습니다. 이 비용을 함께 계산하면 세 서비스의 순위가 바뀝니다.

요금표만 보면 세 서비스는 비슷한 값에 몰려 있습니다

아래는 2026년 8월 30일 기준 각 사 공식 요금 페이지에 적힌 값입니다. 마이크로소프트와 네이버웍스는 원화, 구글은 달러로 표시됩니다. 원화 금액은 부가세 별도이고 모두 연간 계약 기준입니다.

용량만 보면 네이버웍스 Standard가 눈에 띕니다. 1인 7,000원에 메일 100GB를 줍니다. 반대로 구글 Business Starter의 30GB는 메일과 드라이브가 나눠 쓰는 데다 조직 전체가 합산해 쓰는 공용 용량이라, 퇴사자 메일까지 쌓을 그릇은 못 됩니다.

계정을 지우는 순간부터 시계가 돌아갑니다

퇴사 처리에서 가장 자주 나오는 사고는 계정부터 지우는 것입니다. 구글은 삭제한 사용자의 데이터를 다른 계정으로 옮기려면 삭제 후 20일 안에 그 사용자를 복원해야 한다고 안내합니다.

마이크로소프트는 계정을 제거하면 사서함 데이터를 30일 동안 보존하고 그 뒤에는 영구 삭제한다고 밝히고 있습니다. 두 곳 모두 유예 기간이 지나면 되돌릴 방법이 없습니다.

퇴사 처리의 첫 단계는 계정 삭제가 아니라 데이터 이전입니다. 순서를 바꾸면 20일 또는 30일짜리 시한폭탄을 안고 시작하게 됩니다.

마이크로소프트는 라이선스를 반납해도 메일이 남습니다

마이크로소프트 365에는 비활성 사서함이라는 장치가 있습니다. 계정을 지우기 전에 보존 정책이나 보류를 걸어두면, 계정을 삭제해도 사서함이 비활성 상태로 남아 내용이 계속 보존됩니다.

중요한 것은 요금입니다. 마이크로소프트 문서는 사용자 계정을 삭제하면 그 계정에 붙어 있던 Exchange Online 라이선스를 새 사용자에게 할당할 수 있다고 명시합니다. 퇴사자 메일을 남기려고 자리 하나를 계속 사는 구조가 아닙니다.

단, 삭제 전에 보류를 걸 수 있는 라이선스여야 합니다. 문서는 "올바른 라이선스"가 필요하다고만 적고 있으니, 계약 전에 지금 쓰는 요금제로 가능한지 확인하세요.

파일은 사서함과 다른 시계로 움직입니다

메일이 남는다고 파일까지 남는 것은 아닙니다. 마이크로소프트는 계정을 삭제하면 그 사람의 OneDrive를 기본 30일 보관하고, 상급자나 지정된 보조 소유자에게 접근 권한을 자동으로 넘깁니다.

이 30일은 SharePoint 관리 센터에서 바꿀 수 있습니다. 기간이 끝나면 OneDrive는 사이트 모음 휴지통으로 옮겨져 93일 더 남지만, 휴지통은 색인되지 않아 eDiscovery 검색으로는 찾을 수 없습니다.

정리하면 메일은 무기한, 파일은 기본 30일입니다. 퇴사자의 산출물이 문서 쪽에 몰려 있는 조직이라면 이 30일 안에 인수인계를 끝내는 절차를 만들어 두어야 합니다.

구글은 보관 라이선스가 따로 있고 값이 공개돼 있지 않습니다

구글에는 보관 처리된 사용자(Archived User) 라이선스가 있습니다. 이 라이선스를 붙이면 퇴사자 계정은 로그인이 막힌 채 Gmail과 드라이브 데이터가 조직에 그대로 남습니다. Business Starter, Standard, Plus 모두 지원합니다.

문제는 값입니다. 구글은 이 라이선스의 요금을 공식 요금 페이지에 올려두지 않습니다. 리셀러나 영업 담당에게 견적을 받기 전에는 총액 계산 자체가 불가능하다는 뜻이고, 구글을 고를 때 가장 큰 변수가 여기입니다.

보관한 데이터는 조직의 공용 저장용량을 그대로 차지합니다. 1인 30GB인 Starter에서 퇴사자가 쌓이면 재직자가 쓸 공간이 그만큼 줄어듭니다.

Starter와 Standard에서는 보관해도 꺼내 볼 방법이 없습니다

보관한 데이터를 검색하고 내보내는 도구는 Google Vault입니다. 그런데 Vault는 Business Plus부터 포함되고, Business Starter와 Business Standard에는 들어 있지 않습니다.

퇴사자 메일을 나중에 찾아볼 목적이라면 구글에서는 사실상 Business Plus(월 $22)가 출발선입니다. 여기에 값이 공개되지 않은 보관 라이선스가 더 붙습니다. 세 서비스 중 가장 비싸지는 조합입니다.

네이버웍스는 아카이빙이 퇴사자가 아니라 전 인원에 붙습니다

네이버웍스는 아카이빙을 옵션 상품으로 팝니다. 공식 요금 페이지 기준 아카이빙(메일)과 아카이빙(메시지)이 각각 1인 월 2,500원입니다.

이 요금은 퇴사자 수가 아니라 구성원 수에 곱해집니다. 20명이면 퇴사자가 한 명이든 다섯 명이든 메일 아카이빙에만 매월 5만 원이 나갑니다. 재직자 전원의 메일을 통째로 남기는 방식이라, 퇴사자만 골라 싸게 보관하는 선택지는 없습니다.

20명 회사로 계산하면 이렇게 갈립니다

구성원 20명, 연간 계약, 퇴사자 메일을 계속 보관해야 하는 회사를 가정합니다. 네이버웍스는 Standard 7,000원에 아카이빙(메일) 2,500원을 더해 1인 9,500원, 월 19만 원입니다.

마이크로소프트 365 Business Basic도 1인 9,500원, 월 19만 원으로 같습니다. 다만 퇴사자 사서함은 비활성 사서함으로 남기고 라이선스는 회수해 신입에게 넘길 수 있으므로, 보관 때문에 추가로 나가는 월 요금이 없습니다.

같은 9,500원인데 마이크로소프트 쪽은 1인 1TB 파일 저장소가 함께 붙습니다. 구글은 Business Plus $22에 견적을 받아야 아는 보관 라이선스 값이 얹히므로, 이 조건에서는 가장 비쌉니다.

이 계산이 맞지 않는 경우도 있습니다

• 메신저와 조직도 중심으로 일하는 회사: 네이버웍스가 맞춰 둔 국내 업무 관행이 몇천 원 차이보다 크게 작용합니다.
• 보관 자체가 필요 없는 회사: 인수인계 후 퇴사자 메일을 지워도 되면 아카이빙 옵션도 보관 라이선스도 살 이유가 없습니다.
• 이미 한쪽 생태계에 묶인 회사: 옮기는 비용이 몇 달치 요금을 넘는 자동화 자산이 있으면 요금 비교의 의미가 작습니다.

구글 보관 라이선스의 요금과, 마이크로소프트에서 보류를 걸 수 있는 요금제의 정확한 범위는 공식 페이지에서 확인되지 않았습니다. 이 두 가지는 계약 전에 각 사에 직접 물어야 하는 항목입니다.

비교 기준을 더 보려면 서비스 비교 카테고리를 참고하세요. 비활성 사서함 조건은 마이크로소프트 공식 문서에 정리돼 있고, 도입 상담은 Codeforest로 문의하세요.

결론: 요금표가 아니라 퇴사자 한 명의 총비용으로 고르세요

퇴사자 메일을 오래 남겨야 한다면 마이크로소프트 365가 가장 쌉니다. 보관을 위해 자리 하나를 계속 사지 않아도 되고, 라이선스를 신입에게 그대로 넘길 수 있기 때문입니다. 대신 파일은 기본 30일 안에 챙겨야 합니다.

네이버웍스는 1인 2,500원이 전 인원에 곱해지는 구조를, 구글은 보관 라이선스 값이 공개되지 않는다는 점을 감안하고 골라야 합니다. 어느 쪽을 고르든 계정을 지우기 전에 데이터를 옮기는 절차부터 문서로 만들어 두세요.